Hasta hace poco yo era de los que mantenía el cliente de correo abierto constantemente, lo que interrumpía el flujo de trabajo una y otra vez. Esto, sumado a las llamadas, consultas en la mes, etc. provoca que el focus que estamos realizando sobre la tarea en la que nos encontramos se desestabilice constantemente.

El Email es una de mis herramientas de trabajo, recibo varios correos cada hora, y sin embargo mi Bandeja de Entrada suele estar vacía (lo que me provoca calma y satisfacción). Pueden existir algunos correos pendientes de eliminar, leer o procesar, pero nunca más de 5-10.

¿Cómo lo gestiono?

1. No dejo el cliente siempre abierto. Suelo consultarlo cada hora.
2. Cuando lo chequeo, voy de uno en uno, tomando una decisión acerca de que hacer con él antes de pasar al siguiente.
3. Si es “mierda” es eliminado inmediatamente.
4. Si es un email largo y sólamente informativo, lo dejo pendiente de leer cuando tenga más tiempo (a última hora, esperando una cola, etc.)
5. Si es un email que se puede responder o requiere una acción de menos de 5 minutos, lo hago inmediatamente.
6. Si el email requiere de una acción o respuesta más larga, va a mi carpeta “@Responder” o lo proceso en mi lista de tareas.
7. Sólo tengo dos carpetas además de la Bandeja de Entrada: @Responder y Archivo. Cuando he procesado un correo habiendo respondido, incluyéndolo en la lista de tareas, etc. va directamente a la carpeta Archivo. Antes disponía de un arbol de carpetas con clientes, proveedores, personal, etc. Pero con las herramientas de búsqueda actuales ya sean incluidas en el cliente de correo o externas como Google Desktop se puede encontrar lo que buscas en pocos segundos.

Lo cierto es que si consigues tener la Bandeja de Entrada vacía al final del día, produce un gran alivio.